Comment nous avons mis en place une stratégie du changement pour améliorer la visibilité et mesurer la performance du process administratif de gestion des alternants

Comment nous avons mis en place une stratégie du changement pour améliorer la visibilité et mesurer la performance du process administratif de gestion des alternants

SYNTHESE

Un client dans l’industrie de l’Energie recherchait un Partenaire pouvant l’accompagner dans la gestion administrative de l’alternance et des stages pour + de 2 500 dossiers/an et pour piloter l’ensemble de ses entités en France. Nous avons proposé notre programme TxO pour optimiser les processus existants.

CHALLENGE

Nous avons mis en place une phase de réversibilité avec le partenaire existant pour pouvoir prendre en charge l’intégralité des flux et être opérationnel sous 3 mois. Nous avons amélioré la qualité des processus en cours tout en proposant une meilleure expérience de prestation au tuteur et au stagiaire.

Nous devions gérer les pics d’activité très important lors de la campagne d’alternance avec une équipe flexible et formée. Nous devions proposer de nouvelles technologies pour digitaliser fortement et ainsi rendre les processus plus efficients.

SOLUTION

Nous avons mis en place une équipe dédiée (Experts en formation) de 4 à 6 personnes avec un process cible piloté via des KPIs et SLAs. Notre équipe est basée sur notre Centre d’Expertises de Rouen et dispose d’une hot line permettant de répondre aux appels du Client. Nous avons mis en place la solution Pixid permettant au stagiaire de nous transmettre ses documents en mode dématérialisé. Via la méthode Perform, nous avons réussi à organiser nos équipes pour répondre au mieux aux variations d’activités.

IMPACTS

Nous avons maintenant une prestation efficiente avec 100% des dossiers approuvés par l’OPCO. La globalité des documents est traité sous Pixid et les réponses sont apportées sous 48H max. Nous avons sécurisé l’ensemble du processus par un double contrôle des documents et CERFAs réalisé par nos équipes.

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