Comment nous avons optimisé les processus d’achats de la formation d'un client pour réduire les coûts

Comment nous avons optimisé les processus d’achats de la formation d’un client pour réduire les coûts

SYNTHESE

Dans le cadre d’un programme TxO , nous pilotons les prestataires de formation (Organismes de Formation, OPCO,….) et effectuons le suivi administratif et logistique de la formation (dont stages et alternants).

Notre intervention couvre toute la chaine de valeur du besoin en formation jusqu’au suivi des financements.

CHALLENGE

Nous devons savoir être réactif lors de l’envoi des besoins en formation et apporter une réponse à chaque étape du process. Le défi est souvent de rationaliser le panel d’OF pour optimiser les achats de formation, l’idée étant de piloter la performance de leurs partenaires. Un des enjeux majeurs du Client est souvent de diminuer l’absentéisme en sessions tout en optimisant le remplissage de ces sessions.

SOLUTION

Nous mettons en place une équipe dédiée (Experts en formation), puis élaborons un processus cible efficient et homogène. Nous délivrons nos prestations soit sur site Client, soit sur notre Centre d’Expertises de Rouen, nous disposons d’ailleurs d’une hot line permettant de répondre aux appels du Client. Nous apportons de la visibilité au quotidien en proposants des indicateurs partagés (KPIs et SLAs). Nous suivons mensuellement la réalisation du plan de formation.

IMPACTS

Nous gérons environ 100 000 demandes/an avec 100% des réponses traitées dans un délai de 72H max. 80% des actions de formations sont déclinées sur le 1er semestre et la totalité des dossiers administratifs est validée par l’OPCO. Amélioration continue des délais dans le processus de gestion administrative avec un modèle opératoire validé et optimisé.

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